Onderstaand een overzicht van de coronamaatregelen op het gebied van de loonheffingen variërend van verhoging van de vrije ruimte tot en met uitstel van betaling.

1. Coulance i.v.m. hoge WW-premie

Sinds 1 januari 2020 betaalt de werkgever onder de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) een lage WW-premie voor vaste contracten en een hoge WW-premie voor flexibele contracten. Je mag de lage WW-premie ook afdragen, als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (niet zijnde een oproepovereenkomst) nog niet schriftelijk is vastgelegd, of als de arbeidsovereenkomst of het addendum nog niet door beide partijen is ondertekend.

Uiterlijk 30 juni 2020 (was 31 maart 2020) moet voor deze werknemers de door beide partijen ondertekende schriftelijke arbeidsovereenkomst of het door beide partijen ondertekende schriftelijke addendum in de loonadministratie aanwezig zijn en moet daaruit blijken dat de werknemer al op uiterlijk 31 december 2019 voor onbepaalde tijd in dienst was.

Als niet voor 1 juli 2020 aan deze voorwaarden is voldaan, maar de arbeidsovereenkomst wel na 30 juni blijft bestaan, is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd.

2. Vrije ruimte WKR stijgt naar 3%

De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) stijgt in 2020 van 1,7 procent voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever eenmalig naar 3 procent. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft dat 1,2 procent. De verhoging is maximaal € 5.200.

3. Vaste reiskostenvergoeding

Voor reiskosten woon-werkverkeer kan de werkgever een vaste onbelaste vergoeding betalen. Het reispatroon is door de coronacrisis bij veel werknemers gewijzigd, bijvoorbeeld doordat zij vaker thuiswerken. De werkgever mag in deze ‘thuiswerktijden’ blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding al gebaseerd was.

4. Aanvraagtermijn doelgroepverklaring LKV verlengd met 3 maanden

Om een loonkostenvoordeel (LKV) te ontvangen is een kopie van de doelgroepverklaring LKV van de werknemer nodig. De werknemer moet deze verklaring aanvragen binnen 3 maanden nadat hij bij de werkgever in dienst is getreden. Omdat het door de coronacrisis soms niet lukt om de aanvraag tijdig te doen, is de termijn met 3 maanden verlengd. Als de werknemer tussen 1 januari 2020 en 1 juni 2020 bij de werkgever in dienst is getreden, dan geldt nu een aanvraagtermijn van 6 maanden voor alle doelgroepverklaringen.

5. Maaltijden

Bij werknemers die op de zaak een lunch of avondmaaltijd krijgen, wordt er € 3,35 bij het loon geteld of ten laste van de vrije te ruimte gebracht. Als de werknemers thuiswerken, missen zij het voordeel van de verstrekte maaltijd. Dan hoeft niets meer te worden bijgeteld of ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Ook kun je stoppen met het inhouden van een eventuele eigen bijdrage bij de werknemers.

6. Vergoedingen voor de thuiswerkplek

De werkgever kan de verhoging van de vrije ruimte bijvoorbeeld inzetten om het gebruik van de thuiswerkplek van de werknemer onbelast te vergoeden. Denk aan laptops, de mobiele telefoon, maar ook printers en de cartridges en de internetverbinding thuis. Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis zijn onbelast als deze volgen uit de arbo verplichtingen van de werkgever, zoals een ergonomische bureaustoel. Een vergoeding van de kosten die de werknemer maakt om thuis te werken, zoals extra gas, water en elektriciteit, koffie, thee kan de werkgever ten laste brengen van de vrije ruimte.

7. Andere vaste kostenvergoedingen

Voor bepaalde kosten mag de werkgever – onder voorwaarden – een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Vanwege het thuiswerken kan het zo zijn dat de werknemer bepaalde kosten niet meer maakt. De werkgever mag de vaste vergoeding 6 weken doorbetalen en daarna slechts voor zover de kosten nog steeds worden gemaakt. Als dat zo is, dan mag de werkgever de vaste vergoeding voor deze kosten doorbetalen. Als er geen kosten meer worden gemaakt, dan moet de werkgever de vergoeding voor deze kosten stopzetten, belasten of ten laste van de vrije ruimte brengen.

8. Administratieve verplichtingen

Het is mogelijk dat het in deze coronatijd lastig is om de identiteit van de werknemer vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Als de werkgever dat niet (tijdig) doet, kan dit leiden tot een hoger belastingtarief. De Belastingdienst neemt in deze situaties een soepel standpunt in als de werkgever of de werknemer de tekortkoming in de administratieve verplichting herstelt, zodra dit kan. Voor de identificatieplicht betekent dit dat je het hogere tarief niet hoeft toe te passen, als je de identiteit van de werknemer alsnog vaststelt, zodra dat redelijkerwijs mogelijk is.

9. Herziening lage premie opgeschort

Bij vaste contracten voor minder dan 35 uur per week betaalt de werkgever met terugwerkende kracht alsnog de hoge WW-premie als de werknemers in een kalenderjaar meer dan 30 procent hebben overgewerkt. Dit leidt tot onbedoelde effecten nu vanwege het coronavirus veel extra overwerk nodig is. Daarom hoef je over het kalenderjaar 2020 de lage WW-premie niet te herzien op grond van de 30%-herzieningssituatie.

10. Verlaging gebruikelijk loon bij omzetdaling

Als iemand minstens 5 procent aandelen van een vennootschap houdt, is hij een zogenoemde aanmerkelijkbelanghouder en moet hij ten minste loonbelasting betalen over het gebruikelijk loon. Vanwege de grote omzetverliezen in sommige sectoren door de coronacrisis is het voor het jaar 2020 toegestaan dat ab-houders het gebruikelijk loon mogen verlagen evenredig met de omzetdaling. Daarbij wordt de periode in het jaar in 2020 vergeleken met dezelfde periode in 2019. Indien blijkt dat de B.V. gedurende het jaar te weinig heeft betaald, moet de B.V. het meerdere aangeven als loon en er belasting over betalen. Het loon verlagen met terugwerkende kracht is niet toegestaan.

11. Uitstel van betaling

Als een bedrijf in financiële problemen is gekomen door de coronacrisis, is online bij de Belastingdienst bijzonder uitstel van betaling aan te vragen, zodra een naheffingsaanslag is ontvangen. Dit geldt voor de duur van 3 maanden vanaf de dagtekening van het verzoek. Je hoeft geen melding betalingsonmacht meer te doen als je om uitstel van betaling hebt gevraagd voor de loonheffingen en/of omzetbelasting van een rechtspersoon, die onder de vennootschapsbelasting valt. Wel moet je de betalingsonmacht aan het pensioenfonds melden.