Voor zelfstandige ondernemers zijn zakelijke telefoongesprekken meestal fiscaal aftrekbaar. Welke voorwaarden stelt de Belastingdienst bij een telefoon van de zaak? In dit nieuwsitem gaan wij uitgebreid in op de regels en fiscale voordelen van een telefoon van de zaak en hoe werkt dat?

Wat is een telefoon van de zaak?

De telefoon van de zaak is er in twee vormen?

• -Een mobiele telefoon/smartphone die u als ondernemer gebruikt.
• -Een mobiele telefoon/smartphone die u ter beschikking stelt aan uw personeel. Als u de telefoon door een werknemer wil laten gebruiken, blijft u de eigenaar van het toestel. Het gaat hierbij overigens niet alleen om mobiele telefoons, maar om communicatiemiddelen in het algemeen, zoals laptops en tablets.

Zakelijk gebruik van de mobiele telefoon: wanneer is dit aftrekbaar?

Beide vormen zijn onbelast. De kosten van een telefoon van de zaak zijn aftrekbaar van de winst; dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskosten en het dataverbruik. Daarnaast mag u de btw verrekenen bij de aangifte Omzetbelasting.

Dit geldt dus ook voor de kosten die een medewerker maakt. Zorg er wel voor dat de telefoon op naam van uw bedrijf staat. Als hij op naam van uw medewerker staat, moet u nog 21% btw betalen.

Dit is handig als u of uw personeel voor het werk regelmatig contact heeft met klanten, collega's en andere zakelijke relaties.

Let wel: een vaste telefoonlijn op uw huisadres is dan weer níét aftrekbaar. Die wordt door de Belastingdienst altijd als privé beschouwd.

Een tweede vaste lijn - voor uw kantoor in huis - is wel aftrekbaar, al geldt ook daarvoor: een gesprek met een opdrachtgever telt natuurlijk wel mee, maar even een telefoontje tussendoor naar een familielid weer niet.

Wat zijn de voordelen van een zakelijk abonnement?

Als u een zakelijk abonnementen heeft en eventuele voor een medewerkers afsluit, is dit geheel aftrekbaar van zowel de Inkomsten- als Omzetbelasting. Dat scheelt weer geld, zeker als u veel medewerkers heeft voor wie een telefoon noodzakelijk is.

Met een apart zakelijk telefoonabonnement is uw administratie meteen een stuk overzichtelijker. U ziet de abonnementskosten ook meteen exclusief BTW.

Wat als uw zakelijk belt met een privéabonnement?

Als privé en zakelijk telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als de telefoonrekening een gemengd karakter heeft, oftewel als privé en zakelijk door elkaar lopen in een abonnement.

De kosten van een privéabonnement van een mobiele telefoon zijn wat dat betreft aftrekbaar van de Inkomstenbelasting, mits het om zakelijk gebruik gaat. Dit geldt ook voor de Omzetbelasting van een eenmanszaak.

Hoe bepaalt u het zakelijke gedeelte?

Als u een telefoonabonnement heeft dat bestaat uit zowel toestel- als verbruikskosten dan brengt u een evenredig deel van deze abonnementskosten in mindering op uw winst.

U moet dit uiteraard wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt naar een specificatie van uw telefoonabonnement.

Moet de telefoon op de bedrijfsnaam staan?

Het is een bekend misverstand dat u als zzp’er altijd een zakelijk abonnement voor uw mobiele telefoon zou moeten afsluiten. Het is voor een eenmanszaak namelijk niet verplicht om de bedrijfsnaam op de factuur te hebben staan.

In de Wet op de Omzetbelasting staat aangegeven dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur vermeld moeten zijn. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe de zzp'er zijn onderneming noemt.

Het abonnement kan dus gewoon op uw privénaam worden afgesloten, met als tegenrekening uw privérekening.

Let op: dit levert wel wat meer administratieve rompslomp op, omdat u in uw boekhouding het zakelijke gebruik (en dat wisselt natuurlijk steeds) moet inschatten.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen geldt het noodzakelijkheidscriterium.

Als uw werknemer deze apparatuur nodig heeft om zijn werk te doen, kunt u deze nu verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het voordeel dat de werknemer eventueel privé zou genieten.

U hoeft als werknemer dus achteraf geen gebruik te specificeren om onderscheid te maken tussen werk en privé én de werknemer mag het apparaat nu dus ook mee naar huis nemen.

Het gaat erom dat de werkgever voor de Belastingdienst aannemelijk maakt dat de werknemer ook daadwerkelijk deze apparatuur nodig heeft. Noodzakelijk betekent volgens de Belastingdienst dat de werknemer zonder de apparatuur zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. De mate van gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Is een tablet ook fiscaal aftrekbaar?

De Belastingdienst verstaat onder computers en mobiele communicatiemiddelen onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones.

Als u vragen heeft over de telefoon van de zaak, neem dan contact op met FinAmi. Telefoonnummer 0180-556157.