Hoe zit het eigenlijk met het opnemen, opbouwen en uitbetalen van vakantiedagen? Mag een werkgever de werknemers verplichten om vakantie op te nemen? Of dat juist verbieden? En als een werknemer geen vakantie wil opnemen, moet de werkgever de vakantiedagen dan gewoon uitbetalen?

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Het is van belang om het onderscheid te maken tussen de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen omdat er verschillende regels zijn voor beide soorten vakantiedagen. Het aantal wettelijke vakantiedagen bedraagt 4 maal de arbeidsduur per week. Iemand die bijvoorbeeld 40 uur per week werkt, heeft dan ook recht op (4 x 40 = 160 uur). Dat zijn 20 wettelijke vakantiedagen per jaar. Krijgt een werknemer meer vakantiedagen dan de wettelijke, dan worden deze vakantiedagen bovenwettelijk genoemd.

Verval en verjaring

Wettelijke vakantiedagen blijven na het jaar van ontstaan maar 6 maanden geldig en bovenwettelijke vakantiedagen 5 jaren, tenzij werkgever en werknemer een langere termijn hebben afgesproken. Korter is niet mogelijk.
Wettelijke vakantiedagen die in 2019 zijn opgebouwd moeten dus vóór 1 juli 2020 zijn opgenomen. Gebeurt dit niet, dan vervallen deze dagen en kunnen werknemers ze niet meer opnemen. Bovenwettelijke vakantiedagen die in 2019 zijn opgebouwd verjaren op 31 december 2024. Het is verstandig om deze goed bij te houden.

Indien een werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om zijn vakantie op te nemen dan geldt overigens een uitzondering op bovenstaande termijnen.
In de volgende gevallen vervallen de niet opgenomen vakantiedagen pas na 5 jaar:

• Als de werknemer niet in staat was om vakantiedagen op tijd op te nemen.
• Bijvoorbeeld omdat werknemer daarvoor te ziek was. Of omdat de werkgever het onmogelijk maakte om (genoeg) vakantie op te nemen.
• Als dit bij cao of schriftelijke overeenkomst is overeengekomen.
• Als de werknemer bovenwettelijke vakantiedagen heeft. Dit is het geval als er meer dan het wettelijk aantal vakantiedagen zijn.

Hoe zit het met de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen bij ziekte?

In de wet is geen recht geregeld op de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen bij ziekte. Het is wel mogelijk om hier afspraken over te maken in een arbeidsovereenkomst of cao. De opbouw van wettelijke vakantiedagen bij ziekte is wel wettelijk geregeld. Een zieke werknemer blijft dus sowieso wettelijke vakantiedagen opbouwen.

Kunnen ziektedagen aangemerkt worden als bovenwettelijke vakantiedagen?
Ziektedagen kunnen soms aangemerkt worden als bovenwettelijke vakantiedagen. 
Hierover kun je op twee momenten afspraken over maken:

• Bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst:
  Bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst kunt u een schriftelijke afspraak maken over het inruilen van bovenwettelijke vakantiedagen voor ziektedagen. Zo’n afspraak kan in een arbeidsovereenkomst, personeelshandboek of cao staan.

• Bij ziekteverzuim:
  Bij ziekteverzuim kun je een zieke werknemer toestemming vragen om bovenwettelijke vakantiedagen in te ruilen voor ziektedagen. De werknemer hoeft hier niet in mee te gaan.

Wanneer opnemen?

Het uitgangspunt is dat de werknemer bepaalt wanneer hij zijn vakantiedagen opneemt. Hij moet zijn vakantiewensen schriftelijk aan zijn werkgever kenbaar te maken. Vervolgens heeft de werkgever twee weken de tijd om hier schriftelijk bezwaar tegen te maken. Dit bezwaar moet wel bestaan uit een gewichtige reden. Zo’n reden kan bijvoorbeeld liggen in de bedrijfsvoering die met de vakantie van de werknemer in gevaar komt. Daarnaast moet de werkgever aantonen dat in dat geval zijn belang boven dat van de werknemer gaat. Als alle werknemer ineens op hetzelfde moment vakantie willen opnemen, waardoor het bedrijf in feite ongewenst stil komt te liggen, dan kan dat een reden zijn voor een werkgever om niet akkoord te gaan met de vakantiewensen van een werknemer. Indien de werkgever niet (op tijd) reageert op het voorstel van werknemer, is de vakantie in principe vastgesteld zoals door de werknemer kenbaar heeft gemaakt.

De werkgever mag ook verplichte vrije dagen aanwijzen, maar deze mogelijkheid moet dan wel in de cao of arbeidsovereenkomst zijn overeengekomen. In sommige sectoren (bijvoorbeeld de bouw of in het onderwijs) kan dit namelijk van belang zijn omdat de onderneming in bepaalde periodes de deuren sluit.

Uitbetalen vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen mogen in principe niet worden uitbetaald. Een uitzondering hierop is bij het einde van het dienstverband. Als een werknemer bij het einde van zijn dienstverband nog wettelijke vakantiedagen over heeft dan moeten deze bij de eindafrekening uitbetaald te worden.
Bovenwettelijke vakantiedagen mogen op verzoek van werknemer altijd uitbetaald worden.

De werkgever mag een werknemer niet verplichten om zijn bovenwettelijke vakantiedagen op te nemen en hij mag ook niet zelf besluiten om de bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen. Dit moet altijd in overleg met de werknemer gebeuren en alleen als de werknemer akkoord gaat.

Conclusie
Als werkgever mag je dus niet jouw werknemers verplichten om vakantie op te nemen, maar slechts als hierover al afspraken zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of cao. Als een werknemer zelf wil bepalen wanneer hij vakantie opneemt dan kan dat in feite ook, tenzij je als werkgever hele goede redenen hebt om dat te verbieden. Tot slot geldt dat (behalve bij het einde van het dienstverband) de wettelijke vakantiedagen niet en de bovenwettelijke vakantiedag wél op verzoek van de werknemer uitbetaald mogen worden.