De coronamaatregel dat werkgevers aan hun werknemers een onbelaste vergoeding voor vaste reiskosten kunnen geven, wordt verlengd tot 1 juli 2021. Deze regeling gold aanvankelijk tot 1 april van dit jaar.

Onder voorwaarde mag de werkgever de bestaande vaste reiskostenvergoedingen nog onbelast vergoeden tot 1 juli 2021. De voorwaarde is dat de werknemer vóór 13 maart 2020 al recht had op de vergoeding en door thuiswerken geen of minder reiskosten maakt.

Vaste reiskostenvergoeding berekenen na 1 juli 2021

De tijdelijke goedkeuring voor het onbelast uitkeren van vaste reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen van voor 13 maart 2020 loopt op 1 juli af. Maar wat nu als de werknemer helemaal niet thuiswerkt?

Hoe zit het na 1 juli 2021 en hoe moeten werkgevers dan het reisgedrag registreren om toch een onbelaste reiskostenvergoeding uit te keren als werknemers niet thuis werken.

Met ingang van 1 juli 2021 is de vaste onbelaste vergoeding niet meer toegestaan voor de dagen dat wordt thuisgewerkt. Het reisgedrag van werknemers moet daarom in kaart worden gebracht. De vaste reiskostenvergoeding mag vanaf dan alleen nog maar onbelast worden verstrekt indien een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Met een aanpassing van de regeling worden (naar verwachting) de regels omtrent het aantonen van de reisbewegingen strikter. Het gaat erom dat u ze moet kunnen aantonen, bijvoorbeeld door middel van een rittenregistratie of een toegangsregistratie bij kantoor.

Lukt dit niet óf reizen werknemers minder dan 36 weken of 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek, dan is een onbelaste reiskostenvergoeding alleen nog mogelijk op basis van declaratie of nacalculatie.

• Nacalculatie: Je geeft een vaste reiskostenvergoeding per maand en rekent na een bepaalde periode van bijv. één maand of één jaar af wat de daadwerkelijk gereden kilometers zijn.
• Declaratie: Jouw werknemers ontvangen een vergoeding nadat ze de gereden kilometers en/of reisdagen hebben geregistreerd en gedeclareerd.

Regels van de belastingdienst reiskostenvergoeding na 1 juli 2021

De Belastingdienst zegt hierover: ‘De werkgever moet de reisdagen en de afgelegde afstand registreren als hij een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets, met de trein of met een ander vervoermiddel.’

In alle gevallen is het dus verstandig om te zorgen voor een goede registratie. Ofwel van de aanwezigheid op de vaste werkplek om aan te tonen dat wordt voldaan aan de 36 weken of 128 dagen per jaar, ofwel van de daadwerkelijk gemaakte kilometers/reisdagen voor de nacalculatie of declaratie.

Onbelast thuiswerkkosten vergoeden

Het is goed mogelijk dat we in de toekomst meer gaan thuiswerken. Het kabinet onderzoekt nu de mogelijkheden van een aanvullende regeling waarbinnen het voor de werkgever mogelijk wordt om onbelast ook thuiswerkkosten te vergoeden waarvoor nu nog geen gerichte vrijstelling geldt. Deze regeling zou een aanvulling zijn op de al bestaande mogelijkheden om specifieke thuiswerkkosten, zijnde arbovoorzieningen en ICT‑middelen, onbelast te vergoeden. Een eventuele aanvullende regeling die ook na de coronacrisis doorwerkt moet uitvoerbaar zijn en moet daarnaast ook budgettair gedekt worden in het lastenkader. Deze aanvullende regeling zal naar verwachting niet voor het einde van het jaar kunnen worden ingevoerd.

Bron: Belastingdienst.nl en SalarisVanmorgen.nl